گزارش واحد انفورماتیک کانون وکلای دادگستری گیلان در ارتباط با اتوماسیون اداری

یکی از برنامه های مهم واحد انفورماتیک ایجاد بستر اتوماسیون اداری در جهت تسهیل امور روال ها و فرایندهای اداری کانون وکلای دادگستری گیلان می باشد. در این راستا جلساتی با هیئت مدیره محترم کانون برگزار گردید. به منظور راه اندازی این نیازمندی در گذشته توسط اسکودا با شرکتی بصورت کشوری قرارداد بسته شده بود اما به دلیل داشتن نواقص زیاد و عدم پشتیبانی شرکت و همچنین عدم تطابق با روال های اداری کانون ها ،این امر منتفی اعلام شد و راهکاری جدید توسط واحد انفورماتیک، جهت راه اندازی این اتوماسیون مطرح و تصمیم گیری شد.
اتوماسیون به مفهوم متصل کردن اجزای اطلاعاتی بخش های مختلف یک سازمان در قالب یک بستر نرم افزاریست که می تواند انتقال اطلاعات، آمارها و دستورالعمل ها را به صورت کاملا یکپارچه انجام دهد و در نتیجه طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی تسریع می گردد. در این سامانه مدیریتی تمامی امور کانون، ورود اطلاعات پایه (اطلاعات وکلای محترم، کارآموزان محترم و غیره)، یکپارچگی اطلاعات، بستر ارتباطی داخل و خارج (اینترانت داخلی و اینترنت خارجی)، امنیت اطلاعات (رمزها و سندهای ذخیره شده در سرور) و ایجاد پایگاه های داده جهت ساخت پرونده های دیجیتالی (پرونده های تسخیری، معاضدت، دادسرا و غیره) درنظر گرفته شده است.
با توجه به اینکه نیاز کانون ایجاد ساختار واحد در ثبت اطلاعات وکیل، ساختار واحد در ثبت پروانه وکالت، ساختار واحد در پرونده های تسخیری و معاضدت و غیره می باشد، بستر ECMS نیز در این سامانه پیاده سازی شده است. در این فرصت مزایایی برای اتوماسیون کانون همچون ساده تر کردن طراحی فرایندها، صرف زمان کوتاه تر جهت ایجاد صفحات کاربردی، ثبات بیشتر، هدایت آسانتر کاربران میان بخش های مختلف، اجتناب از بکاربردن اطلاعات تکراری و زائد و کاهش هزینه های نگهداری افزوده شده است. قابلیت جستجوی فرم ها، پرونده ها و رهگیری نامه ها و درخواست ها از طریق بارکد می تواند عملکرد استفاده از این اتوماسیون را بهبود بخشد. تمامی امور مربوط به وکلای محترم از قبیل تمدید و صدور پروانه در بستر این سامانه قابل انجام است؛ دسترسی به دبیرخانه، روندهای اداری کمیسیون ها، امور پرداخت ها، دریافت و صدور کارت شناسایی، تعیین و مشاهده پرونده های تسخیری و معاضدت اختصاص داده شده به وکلای محترم، انجام کلیه امور کارآموزان و سایر امور در بستر این سامانه جامع قابل انجام می باشد. برای کلیه افرادی که از این سامانه استفاده می نمایند نام ورود و رمز عبور درنظر گرفته شده است. در اینصورت وکلا و کارآموزان محترم می توانند کلیه کارهای خود را از طریق کارتابل خود انجام و پیگیری نمایند.
هم اکنون فرایندهای اداری مورد بهینه سازی قرار گرفته که در نهایت برای تمامی وکلا و کارآموزان نام کاربری و رمز عبور ارسال خواهد شد. همچنین جهت برخط نمودن ارتباط با دادگستری نیز در این سامانه تمهیداتی درنظر گرفته شده است .واحد انفورماتیک توانست زیرساخت لازم جهت اتصال به شبکه دولت را آماده نماید و اکنون نامه نگاری های مورد نیاز با استانداری و دادگستری در جهت برقراری این شبکه انجام داده است که در مراحل نهایی راه اندازی آن می باشد.  
تمامی تلاش های واحد انفورماتیک بر این است تا کلیه امور مربوط به کانون را از طریق فضای اینترنت بصورت بهینه و کارا در اختیار وکلا و کارآموزان و همچنین مراجعین به کانون قرار دهد. شاید بتوان گفت مسائلی همچون پویا سازی زیرساخت برای حل نیازهای متنوع کمیسیون های کانون، ایجاد کانال های اجرایی بر بستر مفاهیم دیجیتالی و پیچیدگی اداری در یکپارچه سازی اطلاعات بین تمامی کمیسیون ها از علل تاخیر در راه اندازی این سامانه مدیریتی بوده است. امید است تا هرچه سریعتر مرحله آزمایش و بهینه سازی فرآیندها به اتمام رسیده و آماده بهره برداری قرارگیرد.